Hai poco tempo per occuparti di tutti i tuoi interessi (compresi lavoro, famiglia e hobby)? Perchè persone molto più impegnate di te, nonostante tutto riescono a trovare il tempo?
Hanno forse dei segreti?

“Ho imparato a gestire meglio il mio tempo e la mia vita è migliorata del 300%”

Quanto è importante gestire il tempo in modo adeguato? Qual’è la differenza tra un grande imprenditore o personaggio pubblico e una persona normale?

Se c’è una cosa che è giusta in questo mondo è il fatto che il tempo è lo stesso, per tutti! Allora perchè ci sono persone che nell’arco di una giornata riescono a fare 4 volte di più ciò che noi facciamo in 2 giorni? Qual’è la differenza? Si può riassumere in due parole. Ascolta bene:

Gestione Efficace del Tempo!

Non c’è niente di più vero. La differenza tra il vincente e il perdente è che il vincente sa gestire il suo tempo meglio del perdente. Come puoi gestire meglio il tuo tempo? Lo sintetizzo con uno schema:

1. Definisci l’obiettivo
2. Definisci le cosa da fare (tasking)
3. Ordinale per priorità
4. FALLO!

Ora ti mostro uno per uno i punti e come applicarli.

Definisci l’obiettivo

Perchè definire l’obiettivo? Pensaci: se non hai un vero scopo, una meta da raggiungere a COSA ti serve ottimizzare il tuo tempo? Si presuppone che tu voglia avere più tempo perchè quel tempo ti serve per fare QUALCOSA. E presumo che questo qualcosa ti piaccia, ti appassioni e che ti motivi. Che vantaggi ti porterà avere più tempo? Dove vuoi arrivare? Insomma DEFINISCI il tuo obiettivo.

Può essere un obiettivo a breve termine (terminare quella pratica, preparare quell’esame, studiare quello spartito musicale) o lungo termine (raggiungere l’indipendenza economica, raggiungere quella posizione all’interno della mia azienda, effettuare vendite per un TOT di €). Ora che hai definito bene l’obiettivo SCRIVILO!

Perchè dovrei scriverlo? Potresti chiederti.

RISPOSTA SEMPLICE: sei non scrivi i tuoi obiettvi stai semplicemente fantasticando.

RISPOSTA INTELLIGENTE: sono numerosi gli studi che lo provano. Su 100 persone 74 non scrive i propri obiettivi (che restano dei desideri volatili nella loro testa). Morale? Solo i restanti 26 riescono a portare a termine i loro progetti. Ti sembra un caso il fatto la maggior parte delle persone muore insoddisfatta di ciò che ha realizzato in vita? Da che parte vuoi stare?

Inoltre tieni presente questo: se scrivi i tuoi obiettivi fissi su carta i tuoi pensieri. Ciò ha un potere maggiore perchè è come dare ordini precisi al tuo inconscio. Una buona idea sarebbe fare come faccio io: attacca il foglio dei tuoi obiettivi di fronte al tuo letto o sullo specchio del bagno. Appena ti sveglierai ti ricorderai qual’è il tuo scopo su questa terra.

Applicare questo concetto da solo ti aiuterà tantissimo a ricordare SEMPRE la tua rotta. Capita spesso di dimenticarci chi siamo e cosa vogliamo così ci perdiamo per strada. Resta focalizzato.

Se pensi ancora che scrivere i tuoi obiettivi sia inutile ferma qui la lettura. Perderesti del tempo (…altro)! Torna quando sarai pronto/a

Ultima nota ma non meno importante.

Dai una scadenza!

Definire le scadenza è fondamentale per non rimandare. Immagina questo scenario: ricevi una multa di 10€. Ti dicono che se però non la paghi entro 5 giorni dovrai versare 1000€. Quanto sarai motivato a pagare la multa entro il tempo stabilito? TANTO! Se invece ti dicessero che per saldare hai 90 reagiresti allo stesso modo? Credo proprio di no!

Le scadenze sono fondamentali per motivarti e darci dei tempi. Se non fissi le scadenze rischi di fare quello che fanno molti «Domani lo faccio!», «Inizio lunedì…». E continuerai ad usare scuse finchè poi il tempo SARA’ FINITO, ossia non esisterai più!

Definisci le cosa da fare (tasking)

Ok, sei arrivato al punto due. Bravo, ora che hai capito COSA vuoi dobbiamo definire il COME. Chiediti: quali cose devo fare per ottenere quel particolare obiettivo/scopo?

Ad esempio se il tuo obiettivo è quello di preparare un esame universitario le cose da fare potrebbero essere studiare, prelevare del materiale dalla biblioteca, consultarsi con una persona. Se invece sei un venditore e il tuo obiettivo è chiudere 30 contratti nel mese potresti dover fare delle telefonate, visitare vecchi clienti, trovare nuovi contatti, migliorare la tua presentazione o il tuo sito di vendita.

Possiamo definire i Tasks come dei sotto-obiettivi che una volta completati porteranno inevitabilmente al completamente dell’obiettivo principale.

Ordinale per Priorità

Altro punto cruciale. Siamo tutti sempre pieni di cose importanti da fare. Eppure ti sei mai chiesto se c’è una differenza tra URGENTE ed IMPORTANTE?

La maggior parte delle persone (anche io inizialmente e ogni tanto anche adesso) confonde urgente e importante. Sembra una sottigliezza ma in realtà capire come distinguere le due cose è fondamentale per farti prendere controllo del tuo tempo.

Stephen Covey nel sul libro “I 7 Pilastri del Successo” spiega questa differenza. Puoi catalogare le cose da fare organizzandole in quattro quadranti.

Ma eccoti alcune definizioni.

URGENTE Qualcosa che va svolto al più presto, subito!

IMPORTANTE Qualcosa che – se fatto – ti porta direttamente a completare l’obiettivo che ti sei posto al punto 1

Come vedi dalla tabella esistono quattro tipi di task:

NON URGENTE + NON IMPORTANTE Telefonate inutili, TV eccessiva, perdite di tempo, leggere posta irrilevante, frugare nel frigo

Ti portano via del tempo ed energia. Non ti portano da nessuna parte.

URGENTE + NON IMPORTANTE Interruzioni inutili, telefonate inattese, appuntamenti, persone che ti chiedono aiuto, altre cose quotidiane

Ancora peggio di quelle di prima!! L’urgenza ti mette sotto stress ma in realtà fare queste cose non ti porta al vero scopo della tua vita.

URGENTE + IMPORTANTE Problemi pressanti, crisi, incontri importanti, scadenze, esami imminenti, insoluti creditizi

Pessimo quadrante. Se ti trovi delle cose da fare in questo quadrante significa che non sei riuscito a pianificare bene il tuo tempo o hai avuto degli imprevisti. Queste cose sono da svolgere al più presto perchè se non lo fai rischi di non completare i tuoi obiettivi.

NON URGENTE + IMPORTANTE Creare relazioni, preparazione, formazione, pianificazione, creare branding

Questa è la situazione ideale. Qui posizioni le cose importanti da fare e hai tutto il tempo per svolgere nel modo più rilassato e produttivo possibile. Investi l’85% del tuo tempo a svolgere questi compiti.

Ora che hai visto come funzionano i quadranti del tempo impegnati a dividere i task in base all’importanza e all’urgenza e dedica la MAGGIOR parte del tempo a fare cose IMPORTANTI + URGENTI e IMPORTANTI +  NON URGENTI. Dimentica le altre cose o limitale al minimo. Le cose non importanti e non urgenti sono una totale perdita di tempo, ora lo hai compreso!

FALLO!

Vuoi VERAMENTE rendere produttive le informazioni che hai appena appreso? APPLICALE! E’ inutile studiare, fare corsi e riempirsi di nozioni se non fai ciò che studi. Moltissime persone sanno cosa fare ma non lo fanno. Ti confesso che per anni, io stesso mi sono riempito di informazioni, libri e video ma non ho mai fatto una virgola di tutto ciò che studiavo.

L’unico modo ottenere risultati è FARE! Forza prendi un foglio bianco in mano e…

PS: questo post è solo un’introduzione all’argomento. Ti consiglio un libro eBook scritto da qualcuno che ne sa veramente di gestione del tempo. Si chiama “Questione di Tempo” e lo trovi qui http://www.sebastianscaramuzza.com/info/questione-di-tempo